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ワークフロー機能とは？基本から導入検討までわかりやすく解説
「申請がどこで止まっているのか分からない…」「承認に時間がかかる…」と非効率さを感じているなら、ワークフロー機能を上手く活用しましょう。
この記事では、主なワークフロー機能をご紹介します。各機能を上手く活用することで、申請・承認が早く回せるようになります。そのため、ワークフローシステムを利用する前に、どのような機能があるかを覚えましょう。
ワークフロー機能とは
ワークフロー機能とは「申請」「承認」「決裁」などの業務フローを電子化し、業務効率化や内部統制の強化するものです。
紙によるワークフロー運用は進捗状況が把握しづらく差し戻しに手間がかかり、ミスも起こりがちです。どこで止まっているか分からず、担当者が何度も確認する必要がありました。
しかし、ワークフロー機能を活用すれば、進捗状況の可視化や通知ができ、承認フローをスムーズに進められます。 「申請」「承認」「決裁」の機会が多い日本企業に不可欠な機能と言えるでしょう。
ワークフローの主な機能
ワークフロー機能の概要を説明しましたが、次にどのような機能が備わっているのかを見て行きましょう。
申請・起票
申請・起票は、申請書や伝票を作成するために使用します。
入力チェック機能を活用すれば、申請書の入力ミスを未然に防げて差戻しを減らし承認プロセスをスムーズに進められるようになります。
例えば、
- マスタ連携による該当項目の自動入力
- 入力内容のチェック
- 申請書フォーム
などにより、入力内容のばらつきや漏れを防ぐことで、素早く申請・承認を回せるようになります。また、社内手続きの標準化も実現できます。
承認ルート設計
承認ルートを設計して「申請」「承認」「差戻し」「否認」などのアクションが行えるようにします。
例えば、複数の部署が関与する場合でも、承認経路に従って回付され「誰が」「いつ」「どのような判断をしたのか」履歴まで残せるようになります。
通知・コメント・チェック
通知・コメント・チェックは、素早く業務を回すための補助的な機能です。 承認の遅延は、関係者の見落としなどで発生しますが、それらを防ぐために活用します。
例えば、申請書を提出する際にコメントと通知を送れば、承認者は即座に対応できます。申請書にミスがあった場合は、コメントにて修正箇所を指摘することも可能です。 申請・承認を円滑に進めるために使用します。
進捗・ステータス管理
進捗・ステータス管理は、申請・承認の進捗状況を可視化し、業務フロー全体の停滞を防ぐために活用するものです。 ワークフローが滞る原因は、申請・承認の進捗状況が関係者から見えづらく、対応が遅れるためです。
例えば、どの承認者で申請書が止まっているかが明確になれば、フォローアップすることができます。 このように、進捗・ステータス管理機能は、業務フローの透明性とスピードを高める重要な役割を果たします。
文書管理・保管・廃棄
文書管理・保管・廃棄は、書類を安全に管理し、必要に応じて再利用・削除するための機能です。 各書類は法務・会計・監査対応などで参照される場面も多く、適切な保管とアクセス制御が求められます。
例えば、申請書を分類・タグ付けして保存することで、すばやくアクセスできるようになり便利です。また、閲覧権限を付与して、関係者以外の閲覧はできないようにしておくと、改善防止にできます。 保管期限を設定して自動で書類の廃棄をすれば、セキュリティ強化も図れます。
書類の検索・分類・タグ付け
ワークフローシステムには、書類を効率的に管理するための「検索」「分類」「タグ付け」機能が備わっています。
書類検索では「キーワード」「申請者名」「日付」「ステータス」などの条件をもとに、目的の書類を迅速に見つけることができます。 全文検索に対応しているシステムであれば、書類の中身まで検索対象となり、必要な情報に素早くアクセスできる点が大きなメリットです。
改訂
改訂は、申請済みまたは承認済みの申請書に対して修正や更新を行いたい場合に活用されます。
元の書類との関連性を保ちながら管理されるため、どのような変更が加えられたのかを履歴として追跡することが可能です。これにより、申請から承認、そして改訂に至るまでのプロセスがすべて可視化され、監査対応や業務の透明性の確保にも寄与します。
マルチデバイス対応
マルチデバイス対能は、ワークフローシステムをパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末から利用できることをいいます。
リモートワークや外出先からの申請・承認ができれば、現現代の業務スタイルに対応しやすくなります。
例えば、営業担当者が外出先からスマートフォンから経費精算の申請を行えるようにすれば、わざわざオフィスに戻る必要がありません。働きやすくなり、従業員から喜ばれるでしょう。
製品を選ぶ際に確認すべきワークフロー機能
ワークフローシステムは多くの製品があり、それぞれ特徴や機能が異なります。導入後に「使いづらい」「思っていた機能がなかった」と後悔しないためにも、自社の業務に合った機能が揃っているかを事前に確認しましょう。
ここでは、製品を選ぶ際に確認すべきワークフロー機能の確認しておきたいポイントをご紹介します。
フォームのカスタマイズのしやすさ
ワークフローシステムを選ぶときは、フォームをどれだけ自由にカスタマイズできるかを確認することが大切です。 なぜなら、業務内容に合わないフォームでは、使いづらく、結局別の手段で補わなければならなくなるからです。
例えば、申請書に項目を追加できなかったり、条件に応じた表示の切り替えができなかったりするものでは不便が生じます。そのため、申請書のカスタマイズしやすさをしっかり確認しておきましょう。
承認ルートが柔軟に設定できるか
ワークフローシステムを選ぶ上で、承認ルートを柔軟に設定できるかどうかを確認してください。 なぜなら「金額によって承認者が変わる」「部署ごとにルートが違う」「不在時の代理対応」など、複雑なルールがあるからです。
例えば、申請内容に応じて自動でルートを分岐させたり、不在の担当者には自動的に代理者へ承認を引き継がせる設定ができたりすれば対応漏れを防げます。そのため、柔軟な承認ルートの設定ができるかどうかを確認しておきましょう。
通知が細かく制御できるか
ワークフローシステムでは、通知をどれだけ細かくコントロールできるか確認しましょう。 なぜなら、通知が多すぎると重要な情報を見逃す原因になり、逆に通知がなければ対応の遅れやミスにつながるからです。
例えば、申請者や承認者ごとに通知の有無を切り替えたり、承認期限が近づいたときだけリマインド通知を出したりなど、状況に応じた通知設定ができるものを選びましょう。
外部システムと連携できるか
ワークフローシステムが外部システムと連携できるかどうかは、業務効率化に直結する重要なポイントです。 なぜなら、申請や承認の情報は人事システムや経費精算、ERPなど他の業務システムと連動しており、手作業での転記では時間も手間もかかりミスの原因にもなるためです。
例えば、人事システムと連携して申請者の部署情報を自動反映したり、承認済みの経費データをERPにそのまま連携したりすることで、業務の二重入力を防ぐことができます。 そのため、既存システムと連携できるかどうかも確認しておきましょう。
ワークフロー機能チェック表
|
機能カテゴリ |
主なチェック項目 |
|
申請・起票機能 |
マスタ連携／入力補助／申請書選択のしやすさ |
|
承認機能 |
承認ルート設定／差戻し・否認等の対応／履歴管理 |
|
通知・コメント・チェック機能 |
メール通知／コメント記入／入力チェック機能 |
|
進捗・ステータス管理機能 |
承認状況の可視化／滞留確認／リマインド通知 |
|
文書管理・保管・廃棄機能 |
文書の検索・分類／閲覧制御／自動アーカイブ |
|
多デバイス対応 |
スマホ・タブレット対応／レスポンシブUI |
|
フォームのカスタマイズ |
テンプレート設定／入力条件指定／リッチテキスト対応 |
|
承認ルートの柔軟設定 |
金額・部署による承認者自動判定／分岐フロー対応／代理申請 |
|
通知機能の細やかな制御 |
通知ON・OFF設定／リマインド／緊急通知の有無 |
|
外部システムとの連携 |
人事・経費・ERP連携／API・CSV対応／クラウド保管 |
まとめ
ワークフローシステムの導入で大切なのは、機能の多さではなく、自社の業務に合った機能を選ぶことです。どんなに高機能でも、現場に合わなければ使われず、効果も出ません。 申請書のカスタマイズ、承認ルートの柔軟性、通知設定や外部連携など、本当に必要な機能は会社によって異なります。
だからこそ、「自社の業務に合うかどうか」をしっかり見極めることが大切です。 ワークフローシステムには無料トライアルが提供されているため、ぜひ体験して、自社に合っているかどうかを確認してみてください。