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他部門との連携強化を図るためのワークフローシステム
他部門との連携が取れず、情報の断絶や業務の停滞が生じていませんか？
部門間における連携不足は顧客対応の遅れや社内混乱などを招く深刻な課題です。そこで注目されるのが、部門間の橋渡しをするワークフローシステムです。
今こそ、自社に合った仕組みづくりを始めましょう。 今回は「他部門との連携がうまくいかない原因」の例を交えながら、その対策についてご紹介します。
他部門との連携強化の必要性
企業が、変化の激しい市場環境の中で競争力を維持するためには、部門間のスムーズな連携が欠かせません。
連携が上手くいかない状態になると、情報の分断が起こりやすくなり、全体としてのパフォーマンスが低下してしまいます。
また、顧客ニーズの多様化やスピード感のある対応が求められる現代においては、部門間での素早い意思決定が重要です。そのため、他部門との連携を強化し、機動力のある対応が可能な体制を築く必要性が出てきました。
他部門との連携が上手くいかない原因
他部門と円滑な連携を行うためには、障害となる原因を洗い出して対策を講じなければなりません。ここでは、他部門との連携が上手くいかない原因を3つご紹介します。
コミュニケーションを取る機会がない
原因の一つとして多く挙げられるのは、コミュニケーションを取る機会が少ないことです。 各部門は自部門の業務に集中しなければならないため、他部門との関わりが後回しになりがちです。その結果、情報共有が不十分になり、意思疎通のズレが発生しやすくなります。
例えば、マーケティング部門が新しいキャンペーンを実施した際に、営業部門への情報共有を怠ると、顧客への案内がスムーズに行えなくなります。
このように、コミュニケーションの機会が不足していると、連携がスムーズにいかず業務全体に悪影響を及ぼしかねません。
したがって、部門間で情報交換する場を意識的に設ける必要があります。
部門連携のルールが不明瞭である
他に挙げられる原因として、連携に関するルールや手順が明確に定められていないことです。
ルールが不明瞭だと、誰がどのタイミングで何をすべきかが曖昧になり、情報の伝達漏れや対応の遅れが起きやすくなります。
例えば、商品クレームが発生した際に、営業部門が品質管理部門に連携するプロセスが整備されていなかったため、対応が遅れ、顧客の不満が大きくなったというケースがあります。
このように、部門連携のルールが曖昧なままでは、スムーズな協力体制は築けません。そのため、連携の手順や役割を明文化して関係者に周知するようにしましょう。
決裁者が不在など予測不能な出来事が起きる
他に考えられる原因として、決裁者不在のような、イレギュラーな出来事への備えがないことがあげられます。
多くの業務で申請・承認が必要となりますが、承認プロセスが特定の人物に依存していると、不在時に業務がストップしてしまいかねません。
これはスピード感のある対応を求められる場面で障害になります。
例えば、緊急を要するプロジェクトで、部門間の合意を得なければならないにも関わらず最終承認者が出張中で納期に間に合わなかったというケースがあります。 このようなトラブルが起きないように、不測の事態に備えた承認プロセスを整備しましょう。
他部門との連携を強化する方法
他部門との連携を円滑に進めるためには工夫が必要です。ここでは３つの工夫をご紹介します。
定期的に情報交換の場を設ける
他部門との連携を強化するために、定期的に情報交換する場を設けましょう。
部門を超えた会話は少なくなりがちで、相互理解が深まりづらいためです。
定期的に情報交換する場を設けることで、情報の共有はもちろん、互いの考え方を理解できるようになります。
例えば、月1回の部門横断ミーティングを実施したことで、プロジェクトの課題を早期に発見することができたといったケースがあります。
他部門と信頼関係を築けば日常業務も円滑に進めることができるため、定期的に意見交換の場を設けるようにしましょう。
連携ルールを明文化する
連携に関するルールの明文化も有効です。
ルールが曖昧だと、誰が何をいつ行うべきかが不明確になり、対応の遅れや責任の押し付け合いが発生しやすくなるためです。
例えば、商品トラブルが発生した際に、どの部門が一次対応し、どの段階で他部門に引き継ぐのかが明文化されていたことで、迅速かつスムーズに顧客対応ができたという事例があります。
全員が共通認識を持つことで無駄な混乱を避けられるため、連携ルールを明文化しておきましょう。
柔軟な承認プロセスをつくる
承認プロセスは柔軟に対応可能なシステムとして整備しておきましょう。
多くの業務では申請・承認が行われますが、一人の決裁者に依存していると、その人が不在時に停滞してしまう恐れがあるためです。スピードが求められる場面では、代替ルートがあるかどうかが重要になります。
例えば、上長が出張中でも、指名者が代行できる仕組みを整えていたことで、緊急の契約手続きが滞りなく進められたという事例があります。
業務のスピードと確実性を維持するためにも、柔軟な承認プロセスを準備しておきましょう。
他部門との連携強化ができるワークフローシステム「consentFlow」
他部門との連携を強化するためには、柔軟な承認プロセスが欠かせません。 そこで注目されているのが、柔軟なワークフローが構築できる「consentFlow」です。 ここでは、consentFlowの主な特徴をご紹介します。
部門をまたぐ承認プロセスが簡単に作れる
「consentFlow」では、部門をまたぐ複雑な承認プロセスも、ドラッグ＆ドロップ操作で構築できます。 例えば、営業、法務、経理の3部門を経由する承認フローを、数分で作ることができます。
代理承認、動的承認の設定ができる
「consentFlow」では、代理承認や動的承認が設定でき、柔軟な承認プロセスを構築できます。
特定の承認者が不在のときでも、事前に設定した代理承認者が対応できる仕組みや、申請内容に応じて自動的に承認ルートを変える動的フローが設定できます。
ローコードとプロコードで設計できる
「consentFlow」は、ローコードとプロコードの両方に対応しており、使いやすさと柔軟性を兼ね備えたワークフロー構築環境を提供します。
※弊社ではローコードとプロコードを活用した開発を「ハイブリッド開発」と呼んでいます。
ハイブリッド開発について詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『ローコードとプロコードを活用したハイブリッド開発のススメ』
監査証跡機能が搭載されている
「consentFlow」には、全ての操作履歴を記録・可視化できる監査証跡機能が搭載されており、内部統制の強化やトラブル発生時の原因追跡にも役立ちます。
誰が・いつ・どのような操作を行ったのかを自動で記録し、改ざんできない形式で保存することで、透明性と信頼性を担保できるためです。結果としてコンプライアンス対応にも万全を期すことができます。
まとめ
他部門との連携を強化するには「情報交換の場づくり」「連携ルールの設定」「柔軟な承認プロセスの整備」が不可欠です。
consentFlowのようなワークフローシステムを導入することで、部門を超えたスムーズな連携と迅速な意思決定が可能になります。
consentFlowは無料トライアルを提供しておりますので、部門間連携の円滑化のためにも承認プロセスを見直したいとお考えの方は体験してみてください。