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関係者全員から承認を得る！複雑なワークフローアプリの開発方法
新しい方針や業務プロセスを導入する際、関係者からの承認を得なければなりません。
しかし、時間がかかり、調整が難航することもあります。
特に「情報共有」「意見の偏り」「スケジュール調整」の課題が発生することが多いです。
そんな中、ワークフローアプリを活用すれば効率的に調整していけます。 今回、関係者全員から承認を得る際に発生しがちな課題、ワークフローアプリの活用方法について解説します。
関係者全員から承認を得るシーン
組織運営において、新しい方針を浸透させるためには、関係者からの承認をもらって納得してもらうことが大切です。以下は、そのような承認が求められるシーンです。
業務プロセスを変更したとき
システム導入など、業務フローの見直しなど日常業務に影響を及ぼす変更を行う際には、部門全体の理解と協力が不可欠です。
例えば、紙ベースの申請業務をすべてデジタル化する場合、従来の慣習が大きく変わるため、関係者からの承認を得ておくことでスムーズに移行できるようになります。 また、現場の声を反映することで、より実用的な仕組みを作れるようになります。
部門目標を設定したとき
新しい年度やプロジェクトの開始にあたり、部門目標を定める際には関係者の承認を得ることが重要です。
「目標が現実的であるか？」「各メンバーの役割と整合しているか？」を確認しておくことで、関係者が主体性を持って業務に取り組むことができます。 目標に対して全員が合意している状態は、部門全体の一体感を生み出します。
部門独自のルールを導入したとき
部門ごとに独自で運用するルールを導入する際は全関係者全員からの承認が求めましょう。
全員の意見を取り入れてルールを策定することで、不公平感や混乱を防ぎ、現場に合った実効性のある仕組みとして機能します。また導入後のルール遵守にもつながりやすくなります。
関係者全員から承認を得る際に起こる課題
関係者全員から承認を得る際に起こる課題は3つあります。
情報共有の不足
新しい取り組みの目的、期待される効果などが共有されていない場合、関係者は「なぜやるのか」がわからず不信感を抱くことがあります。
口頭のみでの説明や一部のメンバーへの共有にとどまると、情報の伝達にばらつきが生じ、誤解や反発を招く原因になります。全員が納得した上で承認するためには、丁寧かつ一貫性のある情報提供が不可欠です。
意見の偏り
承認を得るプロセスにおいて、一部の声が大きいメンバーの意見ばかりが取り上げられ、その他の人の声が埋もれてしまうことがあります。これにより、多様な視点が反映されず、現場の実情に合わない方針が決定される恐れがあります。
また、「どうせ言っても無駄だ」という諦めの感情が広がると、今後の意見交換や承認プロセスそのものに支障をきたすこともあるでしょう。そのため、誰もが安心して意見を出せる環境づくりが大切です。
全体調整が難しい
部門全体から承認を得るには、全員の意見を集めたり、会議や説明の場を設けたりする必要がありますが、業務の忙しさや勤務形態の違い（シフト制・リモート勤務など）により、全員のスケジュールを合わせることが難しい場合があります。
その結果、一部の人だけが議論に参加し、残りのメンバーが置き去りにされることで、承認に対する納得感や一体感が損なわれてしまうのです。このような問題を解決するために、全員が平等に関われるように工夫をしましょう。
ワークフローアプリで関係者全員から承認を得るメリット
ワークフローアプリで関係者全員から承認を得るメリットは3つあります。
情報共有しやすい
ワークフローアプリを活用することで、内容や背景、目的、関連資料などを一元的に共有することができます。関係者は納得感を持って判断できます。また、記録が残るため後から確認しやすく、情報の行き違いや説明不足による誤解を防ぐことにもつながります。
関係者の意見を収集できる
ワークフローアプリでは、承認や否認だけでなく、コメント機能を活用することで各従業員からの意見や懸念点を記録として残すことができます。これにより、立場に関わらず、誰もが自分の意見を伝えやすくなり、声の大きさに左右されない公正な意思決定が可能です。
また、蓄積された意見は改善や次回の判断材料としても活用でき、組織改善にも役立てられるようになります。
関係者に伝達できる
会議や説明の場を設けたりする必要がありますが、業務の忙しさや勤務形態の違い（シフト制・リモート勤務など）により、全員のスケジュールを合わせることが難しい場合はオンライン上で説明すれば関係者に伝達できます。承認制度を導入することで「きちんと理解してもらえたか？」まで確認できるようになります。
関係者全員から承認を得るワークフローアプリの開発方法
consentFlowであれば、3STEPでワークフローアプリを開発できます。
・関係者全員から承認を得る
承認フローを描いた上で、承認タイプを「並列-すべての承認が必要」を選択すれば、関係者全員の承認を得るワークフローのコードが生成できます。
・部門内の関係者から承認を得る 承認者アイコンをクリックして、動的承認を使用するにチェックを入れます。
「承認者が所属する先の指定グループ」を選択すると、部門内の関係者の承認を得るコードが生成できます。
・各部門の部長からの承認を得る
承認者アイコンをクリックして、動的承認を使用するにチェックを入れます。「指定所属コード先の指定職位」を選択して、会社コード、職位コードを入力すると、各部門の部長から承認を得るコードが生成できます。
ワークフローとフォームを連携すれば、アプリが作れます。 YouTubeではアプリの開発方法の紹介動画を公開しているため、ぜひ視聴してみてください。
まとめ
全従業員から承認を得ることは、組織運営において重要なステップです。
しかし、情報共有の不足や意見の偏り、全体調整の難しさといった課題が発生することも少なくありません。 これらの課題を解決するために、ワークフローアプリの活用が効果的です。ワークフローアプリを使うことで、全員の意見を平等に収集し、効率的に承認を得ることができます。
consentFlowを活用すれば、複雑な承認フローの申請アプリも簡単に開発できます。無料トライアルもご用意しているため、ぜひ試してみてください。